TS Imagine

À propos du poste 

Nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) d’événements hautement organisé(e), rigoureux(se) et dynamique pour rejoindre notre équipe marketing dans notre bureau de Montréal. Vous jouerez un rôle clé dans l’exécution d’événements sans accroc — des grandes conférences sectorielles et sommets clients exclusifs aux séminaires régionaux plus intimistes et webinaires virtuels. Ce poste requiert d’excellentes compétences en gestion de projet, une capacité de communication bilingue et l’aptitude à évoluer dans un environnement professionnel FinTech international, dynamique et exigeant.

Ce que vous ferez 

• Gestion logistique : Assumer tous les aspects logistiques de l’exécution des événements, y compris la recherche de lieux, l’organisation du traiteur, les besoins audiovisuels, l’installation/démontage des stands (pour les salons professionnels), la coordination des déplacements et l’expédition du matériel.
• Relations avec les fournisseurs et gestion du budget : Rechercher, négocier et gérer un large éventail de fournisseurs et prestataires (hôtels, sociétés audiovisuelles, entreprises de stands). Participer au suivi du budget, au traitement des factures et veiller à ce que toutes les dépenses liées aux événements restent dans les limites prévues.
• Inscription et expérience des participants : Gérer les plateformes et systèmes d’inscription des participants, suivre les listes de RSVP et coordonner les communications afin d’offrir une expérience fluide et professionnelle aux clients, prospects et intervenants.
• Exécution sur site : Gérer l’exécution complète sur site, en servant de point de contact principal pour les fournisseurs et le personnel afin de garantir que tous les aspects de l’événement se déroulent sans accroc et selon le planning. Se déplacer sur le lieu de l’événement si nécessaire.
• Collaboration interfonctionnelle : Coordonner avec les équipes internes marketing, ventes, produit et direction pour s’assurer que tous les objectifs de l’événement sont atteints et que les processus de suivi pour l’aide à la vente sont mis en œuvre.
• Coordination d’événements virtuels : Soutenir la planification et l’exécution de webinaires et événements virtuels via des plateformes telles que Zoom ou Teams, en gérant l’inscription, la configuration technique et le reporting post-événement.
• Mesure et retour d’expérience : Gérer les enquêtes post-événement, recueillir les commentaires et aider à analyser les données des événements pour mesurer le ROI et orienter la stratégie future.

Les compétences que vous devez avoir 

• Expérience : 4 ans d’expérience en coordination d’événements, organisation de réunions ou dans un poste similaire en hôtellerie/marketing, de préférence en environnement corporate ou B2B.
• Gestion de projet : Capacité avérée à gérer plusieurs projets simultanément, à hiérarchiser les tâches et à respecter des délais serrés sous pression.
• Communication : Excellentes compétences interpersonnelles et en négociation pour une gestion efficace des fournisseurs et des parties prenantes.
• Qualités personnelles : Très organisé(e), minutieux(se), proactif(ve) dans la résolution de problèmes, esprit d’équipe et comportement professionnel.
• Compétences techniques : Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint), des logiciels de gestion d’événements (ex. : Cvent) et des plateformes de webinaires (Zoom, Teams).
• Déplacements : Capacité à voyager environ 20 à 30 % du temps pour l’exécution d’événements sur site.

Pourquoi rejoindre TS Imagine ? 

• Modèle de travail hybride (4 jours au bureau). 
• Vacances illimitées + 3 jours personnels. 
• Bonus annuel et révision salariale. 
• Budget de formation de 1 500 $ pour alimenter votre croissance. 
• Contribution de l'entreprise à un régime de retraite (3 %). 
• Assurance santé complète. 
• Transport en commun subventionné (Opus & Cie). 

Remarque : Ce poste n'est pas en télétravail—les candidats doivent être basés à Montréal ou dans les environs !

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About the job 

We are seeking a highly organized, detail-oriented, and dynamic Event Coordinator to join our marketing team in our Montréal office. You will be instrumental in executing seamless events—from large industry conferences and proprietary client summits to intimate regional seminars and virtual webinars. This role requires exceptional project management skills, bilingual communication capabilities, and the ability to thrive in a fast-paced, professional, global FinTech environment.​​

What you’ll do 

• Logistical Management: Own all logistical aspects of event execution, including venue sourcing, catering arrangements, audiovisual requirements, booth setup/teardown (for trade shows), travel coordination, and material shipping.​
• Vendor Relations & Budgeting: Research, negotiate with, and manage a wide range of vendors and suppliers (hotels, A/V companies, exhibit houses). Assist with budget tracking, invoice processing, and ensuring all event expenditures remain within allocated limits.​
• Registration & Attendee Experience: Manage attendee registration platforms and systems, track RSVP lists, and coordinate communications to provide a seamless and professional experience for clients, prospects, and speakers.​
• On-Site Execution: Manage the entire on-site execution, serving as the primary point of contact for vendors and staff to ensure all aspects of the event run smoothly and on schedule. Travel to event location when needed.​
• Cross-Functional Collaboration: Coordinate with internal marketing, sales, product, and executive teams to ensure all event goals are met and that necessary sales enablement follow-up processes are implemented.​
• Virtual Event Coordination: Support the planning and execution of webinars and virtual events using platforms like Zoom or Teams, managing registration, technical setup, and post-event reporting.​
• Measurement and Feedback: Manage post-event surveys, gather feedback, and help analyze event data to measure ROI and inform future strategy.​

You should have 

• Experience: 4 years of experience in event coordination, meeting planning, or a related hospitality/marketing role, preferably within a corporate or B2B setting.​
• Project Management: Proven ability to manage multiple projects simultaneously, prioritize tasks, and meet tight deadlines under pressure.​
• Communication: Strong interpersonal and negotiation skills for effective vendor and stakeholder management.​
• Attributes: Highly organized, detail-oriented, proactive problem-solver, team player, and professional demeanor.​
• Technical Skills: Proficiency with Microsoft Office Suite (Excel, PowerPoint), event management software (e.g., Cvent), and webinar platforms (Zoom, Teams).​
• Travel: Ability to travel approximately 20-30% of the time for on-site event execution.

Why TS Imagine / Benefits  

• Currently hybrid home-office (4 days in the office)
• Unlimited vacation and 3 personal days 
• Annual bonus and salary review 
• Training budget $1,500 
• RRSP with 3% company matching 
• Health insurance 
• Subvention for public transportation 

*** This position is not remote — candidates must be based in Montréal or the surrounding area!

About TS Imagine 

Created out of the combination of two best-in-class SaaS platforms, TradingScreen and Imagine Software, TS Imagine delivers integrated trading, portfolio and real-time risk solutions for capital markets. The platform is uniquely positioned to streamline complex and time-consuming workflows across front, middle, and back office functions. TS Imagine has close to 400 employees in 10 offices worldwide, serving approximately 500 global buy-side and sell-side institutions across North and South America, EMEA, and Asia Pacific including hedge funds, traditional asset managers, pension funds, mutual funds, and financial institutions. 

We challenge our employees every day to think creatively and innovate across silos and across platforms.  

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